写 PPT 大纲前先确定听众和目的
让 ChatGPT 写 PPT 大纲时，先说明听众、汇报目的、可用时间与事实材料，再要求逐页列出标题和要点。一个适合五分钟进展汇报的大纲，不需要照搬完整项目报告的所有章节。
本文只演示文字大纲，不生成可下载的 PPT 文件。项目与参考页序均为自拟教学材料，不是真实项目或模型实测结果。具体文件制作功能以你使用的产品为准。
先整理一份汇报材料
主题：内部知识库试用准备进展。听众：部门负责人。目标：说明当前状态，并请负责人确定反馈表负责人。汇报时间：五分钟，计划六页。
已确认事实：首批计划整理 10 篇常见问题；目录草稿已完成，但正文尚未编写；目录评审安排在 10 月 15 日。
待解决事项：反馈表尚未准备，负责人未定；试用开始日期等目录评审后再决定。当前没有实际用户效果、成本节省或使用率数据。
这份材料足以讲清准备情况，却不足以展示“试用成功”或“效率提升”。大纲应该围绕当前决策，而不是自动套用成果汇报。
明确每页要交付什么
可以要求每页包含标题、最多三条要点、建议呈现方式及讲述时间。页标题尽量直接表达这页的信息，例如“目录已完成，正文待编写”，而不是全部写成“项目介绍”“项目情况”。
如果想使用图表，应先检查有没有可画的数据。原材料只给了 10 篇的计划范围，不能据此生成增长趋势或满意度饼图。
六页参考大纲
以下为自拟参考结构，用于检查覆盖范围与时间，不是模型实际输出。
第 1 页：本次汇报与待决策事项。说明知识库试用准备进展，以及需要确定反馈表负责人。用一句话摘要，讲述 20 秒。
第 2 页：首批内容范围。说明首批计划整理 10 篇常见问题；具体条目可待目录评审后补充，不自行列出未经确认的主题。用范围说明卡片，讲述 40 秒。
第 3 页：目录已完成，正文待编写。分别列出已完成和未开始的工作，避免用一个“完成”标签概括全部进度。用状态清单，讲述 60 秒。
第 4 页：下一步先评审目录。说明 10 月 15 日评审，试用日期待评审后决定。用带有待定标记的简单时间线，讲述 50 秒。
第 5 页：反馈表准备存在分工缺口。说明反馈表未准备、负责人未定，以及需要补充的信息。用问题与待确认项列表，讲述 60 秒。
第 6 页：请确定反馈表负责人。明确本次需要的决定，并说明反馈表期限也需另行确认；不擅自给任何人分派任务。用决策清单，讲述 70 秒。
六页合计 20＋40＋60＋50＋60＋70＝300 秒，即五分钟。这只是排练预算，正式汇报还应按自己的语速试讲。
检查哪些页面缺少依据
如果大纲出现“完成 10 篇文档”，应改回目录草稿完成；如果出现“试用将于 10 月 16 日启动”，应改为日期待定。
如果出现“预计节省 30% 时间”，原材料没有支持这一数字，应删除，或明确列为需要另行设计测量的问题。不要让图表占位符看起来像实际数据。
页数不足时不必新增空泛的行业背景来凑数。可以减少页面，或补充与本次决定直接相关的真实资料。
怎样继续追问
发现单页太拥挤时，可以说：“第 3 页只保留工作状态，详细任务放到讲稿备注，不增加新事实。”
需要更短汇报时，可以说：“压缩为三页：当前进展、未解决事项、需要决定的问题；保留所有待定状态。”
如果希望生成讲稿，可以在大纲核对后再请求逐页讲述稿，并要求每段与对应页面一致。不要先扩写很多文字，再倒推事实。
把六页压缩成三页的参考版本
如果汇报时间改为三分钟，可以使用以下自拟结构。缩短的是表达篇幅，材料中的完成状态和待决定问题仍须保留。
第 1 页“现在做到哪里”：首批范围为 10 篇常见问题，目录草稿已完成，正文尚未编写。用范围与状态清单，讲述 60 秒。
第 2 页“接下来还有什么”：10 月 15 日评审目录；试用日期待评审后确定；反馈表尚未准备，负责人未定。用三项待办列表，讲述 70 秒。
第 3 页“今天需要什么决定”：请确定反馈表负责人，并另行确认完成期限。用决策清单，讲述 50 秒。
三页合计 60＋70＋50＝180 秒。压缩后仍能找到内容范围、当前进展、评审安排和分工缺口，不新增“预计全部完成”的日期。
可以这样追问：“请把六页改为以上三类内容、总计三分钟。先列出各页保留的原始事实，再给出大纲；没有证据的成果数字不要添加。”
制作幻灯片前最后检查
每页是否回答一个明确问题？所有数字与日期是否来自材料？待定事项是否仍然标为待定？最后一页是否说明听众需要作什么决定？
把大纲放入演示文稿软件后，再检查字号、图表、可读性并试讲。大纲能帮助组织内容，但不等于视觉排版或汇报效果已经验证。