议程先回答为什么开会
用 ChatGPT 写会议议程时，先写清会后要产出什么。如果目标是决定活动通知的发布范围，议程就应围绕待定信息和决策者，而不是把所有相关话题都排进去。本例是本站自拟的45分钟三人项目会议，人物和材料均为虚构，不是一次真实会议记录。
给模型可用的会前简报
已知材料：通知草稿有两个发布范围，A仅发给已报名者，B放在公开页面；地点还未获确认。小林负责草稿，小周负责核对报名信息，小陈有权决定发布范围。会议时间45分钟；希望形成“选择哪一范围”和“地点未确认时如何表述”两个决定。
会前请小林发出两种通知文案，标出差异；小周确认能否准确识别已报名者；小陈准备需要做决定的条件。若会前材料缺失，议程仍可以讨论资料缺口，但不能假装会后一定能发布。
给每个时段指定动作和产出
0–5分钟：主持人确认目标、参会者和资料版本。5–15分钟：小林说明A/B差异，只讨论影响发布范围的事实。15–25分钟：小周说明报名名单可用性及未知项。25–35分钟：小陈根据已知材料决定发布范围，或明确暂缓。35–42分钟：讨论地点待定的表述，定负责核实的人。42–45分钟：复述决定、未决事项、责任人和下一次检查时间。
合计5+10+10+10+7+3=45分钟。时间盒是讨论上限，不保证每个决定必定作出。议程不能把“地点已确认”写成既定事实，也不应虚构参会者的同意。
预先设计超时出口
如果A/B差异讨论到15分钟仍没结束，主持人记录争议，决定是否挤占后续某段；未经同意不要自动延长整场会议。若名单可用性始终不明确，决策项可标记“暂缓”，由小周会后核实。让模型写出未决事项的去向，比机械地要求议程永远按分钟完成更有用。
对地点问题，如果没有负责人与期限，最后三分钟的复述不够；应明确谁去问、何时再检查。若不能确定期限，就写“待确认期限”，别用“尽快”掩盖空缺。
会后记录按议程反查
会议纪要应记录实际决定及出处，不照抄议程里的预期结果。A/B没有选出时，纪要写未决，而不是因为议程列了“决定范围”就写“已确定”。这也区分了议程和会议纪要：前者安排讨论，后者记发生了什么。
真实会议开始前，让参会者核对材料、角色权限和总时长；如果需要更多决定，应调整目标或另开会，不无限压缩每一段。保存议程版本，会议中发现约束变化时回到决策问题，而非依模板走完流程。