写邮件前先准备四项信息
用 ChatGPT 写邮件时，先提供收件人及关系、已确认的事实、邮件目的和希望对方采取的行动，再指定语气与篇幅。这样拿到草稿后，才能判断内容是否适合发出去。
OpenAI 的提示词文档建议说明任务、上下文与输出要求。下面的两组材料和参考邮件均为自拟教学示例，不代表真实业务，也不是模型实测输出。涉及个人或业务资料时，只提供完成任务所需的内容。
练习一：礼貌催进度
材料：收件人为合作团队的李老师；你在 2026 年 10 月 9 日发送了活动方案初稿，双方约定 10 月 12 日反馈；截至 10 月 13 日 10:00，你尚未收到反馈。
目的：确认对方预计何时可以反馈，以便安排内部修订。对方晚回复的原因未知；你没有获得承诺新截止时间的授权，也不需要对方确认收到本邮件。
可以要求：“请写主题和正文，语气礼貌直接。说明已经确认的时间线，只提出一个问题：预计何时能提供反馈？不要指责对方，不猜测原因，不擅自设定新的期限。”文章下方附有包含完整材料的可复制版本。
催进度邮件的参考写法
主题：活动方案初稿反馈时间确认。
正文：“李老师您好，我们于 2026 年 10 月 9 日发送了活动方案初稿，原约定于 10 月 12 日收到反馈。截至今天（10 月 13 日）10:00，我们尚未收到相关意见。为安排内部修订，想请您告知预计何时方便提供反馈。谢谢。”
这份自拟参考稿保留了发送时间、原反馈日期和当前状态，只有一个行动请求。它没有推断对方正在出差，也没有把“希望获知时间”改成“要求今天下班前回复”。
如果要写给熟悉的同事，可以缩短称呼和寒暄：“想确认一下 10 月 9 日发出的活动方案初稿，预计什么时候能收到反馈？原约定是 10 月 12 日，截至今天（10 月 13 日）10:00 还未收到，收到后我们好安排内部修订。谢谢。”事实应与正式版本一致。
练习二：沟通延期但不增加承诺
材料：原定 2026 年 10 月 16 日提交目录草稿，现已确认改为 10 月 19 日；原因是目录中引用的两项数据尚在核对。团队确认会在 10 月 17 日 16:00 补充进展。没有补偿安排，也没有确认新增交付内容。
提示词可以写成：“给合作方写一封延期说明邮件，先说明交付日期变化，再交代原因与下一次更新时间。保留所有日期，只承诺材料中已经确认的事项；输出主题与不超过三段的正文。”
自拟参考主题：目录草稿提交时间调整至 10 月 19 日。
自拟参考正文：“您好，原定于 2026 年 10 月 16 日提交的目录草稿，现调整至 10 月 19 日提交。目录中引用的两项数据仍需核对，我们会在 10 月 17 日 16:00 补充进展。给您的安排带来不便，敬请谅解。”
这里可以表达歉意，但不能自行添加“额外提供一版设计”或“减免费用”。如果实际业务尚未确认新日期，就应写“提交日期待确认”，而不是照搬这份演示稿。
已有邮件怎样改得更清楚
把原文粘贴进去，明确指定改哪里，例如：“保留所有日期和交付范围，删掉重复解释，结尾只保留一个行动请求。”
要比较语气时，要求输出“适合熟悉同事”和“适合外部合作方”两个版本，再逐项核对两版事实。不要让语气调整变成对截止时间或承诺的修改。
如果草稿新增了事实，可以指出原句并要求删除：“材料没有说客户同意延期，请去掉这句话，其他已确认日期保持不变。”
发送前检查这五处
称呼是否对应真实收件人？旧日期、新日期与下次更新时间是否混用？有没有未经确认的原因、责任或补偿？行动请求是否清楚且必要？正文提到的附件是否确实已添加？
练习材料没有附件，不应出现“详情见附件”。真正发送邮件时，如果你决定加入附件，先确认文件名称与实际内容，再修改正文。